Accedi/Registrati
Carrello
“Emanato l’Ordine di Servizio N. 5/2008”
SHARE
"
"
ORDINE DI SERVIZIO N. 5/2008
Si comunica che a partire dal 7 gennaio 2009, nell'ambito del progetto di protocollo informatico e gestione documentale denominato DocWay, si introdurrà la registrazione elettronica anche dei seguenti repertori:
1.Contratti (a firma del Presidente)
2.Ordini di servizio (a firma del Direttore Generale)
3.Determinazioni dei Direttori
4.Disposizioni del Direttore Generale
5.Delibere presidenziali
6.Delibere CdA
I repertori costituiscono una serie omogenea di documenti aventi una propria numerazione nell'anno solare di riferimento. Gli utenti abilitati - nell'ambito della struttura di appartenenza - dovranno registrare i suddetti documenti nel sistema documentale DocWay con l'obbligo di acquisire via scanner l'immagine degli originali con firma autografa (in formato PDF) o con l'associazione del documento elettronico con firma digitale.
In particolare, per la gestione del repertorio dei contratti, la procedura da seguire è la seguente:
- invio di proposta contrattuale da CSC al contraente con protocollo in partenza: in questo caso il contratto da allegare in DocWay potrà essere in formato file senza firma digitale o autografa.
- La ricezione del contratto - in duplice originale già firmato dal contraente esterno e successivamente perfezionato con la firma del Presidente, comporterà la registrazione informatica dello stesso nell'apposito repertorio "Contratti". Nella registrazione a repertorio è obbligatoria l'acquisizione via scanner del contratto originale con firma autografa di entrambi i contraenti. Il sistema assegnerà automaticamente al contratto una numerazione progressiva annuale sia di repertorio sia di protocollo.
- L'invio del contratto perfezionato al contraente richiederà pertanto la sola protocollazione della lettera di trasmissione dello stesso. All'atto della registrazione del protocollo in partenza, nel campo "Allegato", sarà sufficiente indicare il numero di contratto e la sua data di repertorio.
Le determinazioni dei Direttori acquisiranno una numerazione unica di repertorio e la loro visibilità sarà limitata ai Settori / Divisioni / Sedi distaccate di competenza o in copia conoscenza.
Infine, per non causare disservizi alle strutture direttamente coinvolte dall'introdotta innovazione, si raccomanda di provvedere per tempo alla loro registrazione elettronica. A tal proposito, si rammenta che i dati principali (numerazione, data e oggetto), aventi valore giuridico-probatorio, non sono modificabili.
Inoltre, con il presente Ordine di Servizio si emana il "Manuale di gestione" versione 0.1, ivi allegato, che disciplina la tenuta del protocollo informatico e la gestione dei flussi documentali della Fondazione CSC e che costituisce il riferimento unico per l'utilizzo della procedura DocWay.
La Divisione Informatica è a disposizione per ogni necessaria assistenza in proposito.
Roma, 24 dicembre 2008
IL DIRETTORE GENERALE
(dott. Marcello Foti)
"
Condividi